Tehisintellekti kasutamine kontoritöös

Tehisintellekt kontoritöös on praktiline sisekoolitus, mis näitab, kuidas kasutada tehisintellekti tööriistu (nt ChatGPT või Gemini) igapäevaste kontoritöö ülesannete kiirendamiseks – alates e-kirjadest ja dokumentidest kuni infootsingu ja sisuloomeni. Keskendume sellele, kuidas AI saab toetada kliendisuhtlust, dokumentide analüüsi, infootsingut ja töövoogude optimeerimist, ilma et osalejad peaksid olema tehnilised spetsialistid.

Lähtuvalt teie ettevõttest kasutame koolitusel peamiselt kas ChatGPT-d või Gemini’t (või mõlemat), et osalejad saaksid harjutada nende tööriistadega, mis on organisatsioonis juba kasutusel või plaanis kasutusele võtta.

Koolituse põhiteemad

• Sissejuhatus tehisintellekti ja kontoritöö AI-tööriistadesse – mis on tehisintellekt ja keelemudelid, milliseid ülesandeid saab AI kontoritöös toetada ning millised on peamised võimalused ja piirangud. Vaade nii ChatGPT-le kui ka Gemini’le.

• ChatGPT / Gemini põhifunktsioonid ja lisavõimalused – platvormidel navigeerimine, vestluste loomine, tasuta ja tasuliste versioonide erinevused ning lisafunktsioonid (nt Custom Instructions, Projects, Tasks, Web Search, Vision – vastavalt kasutatavale tööriistale).

• Efektiivne suhtlus tehisintellektiga (promptimine) – kuidas sõnastada selgeid ja sihipäraseid päringuid, täpsustada vastuseid, küsida parandusi ja kasutada erinevaid stiile (nt ametlik, sõbralik, lühike, põhjalik).

• E-kirjad ja kliendipäringud – professionaalsete e-kirjade mustandite koostamine, vastamine korduvatele kliendipäringutele, keerulisemate sõnumite selgemaks ja viisakamaks vormistamine AI abiga.

• Dokumentide analüüs ja koostamine – lepingute ja teiste tekstide kokkuvõtete tegemine, olulisemate punktide esiletoomine, selgituste küsimine ning uute dokumentide (juhendid, protseduurid, memod) loomine ja vormistamine.

• Infootsing ja süvauuring tehisintellekti abil – kuidas kasutada AI-d (nt ChatGPT Web Search, Gemini otsinguvõimekus jms) info kogumiseks, struktureerimiseks ja võrdlemiseks, et toetada otsuseid ja analüüse.

• Andmete visualiseerimine AI abil – kuidas kasutada tehisintellekti tööriistu tabelite (nt Excel, Sheets) selgitamiseks ja kokkuvõtete tegemiseks, trendide leidmiseks, lihtsamate raportite koostamiseks ning graafikute ja visuaalsete kokkuvõtete loomiseks, mida on lihtne jagada juhtkonna ja tiimiga.

• Kohandatud assistendid ja töövood – lihtsate AI assistentide (nt Custom GPT-d või analoogsed lahendused) loomise põhimõtted korduvate tööülesannete jaoks (korduvad kirjatüübid, tekstimallid, dokumendianalüüs) ning nende kasutamine igapäevases töös.

• Ohud, piirangud ja eetika – konfidentsiaalsus, andmekaitse, hallutsinatsioonide (valede vastuste) tuvastamine ja kontrollimine ning organisatsiooni siseste AI-kasutuspõhimõtete kujundamine.

Koolitusformaat

Koolitust saab tellida nii online kui ka kohapealse klassikoolitusena.

• Kohapealne koolitus (rohkem praktiline): Töötoa vormis lähenemine, kus osalejad katsetavad ChatGPT-d või Gemini’t oma igapäevaste tööülesannete näidete peal – kirjutavad e-kirju, analüüsivad dokumente, teevad infootsingut ning loovad assistente. Fookus on “hands-on” harjutustel ja jooksval tagasisidel.

• Online koolitus (rohkem teooria + demod): Keskendume selgetele selgitustele ja live-demodele, kuidas tehisintellekti tööriistu (ChatGPT, Gemini) kontoritöös kasutada. Osalejad saavad kaasa juhised ja lisamaterjalid, mida nad saavad hiljem iseseisvalt edasi kasutada.

Kohandamine vastavalt teie vajadustele

Koolituse sisu ja rõhuasetused kohandame vastavalt:

• teie valdkonnale ja konkreetsetele töörollidele (assistendid, spetsialistid, juhid, klienditeenindus jmt);

• sellele, kas teie organisatsioonis kasutatakse peamiselt ChatGPT-d, Gemini’t või mõlemat;

• tööülesannetele, kus soovite esimesena AI-d rakendada (e-kirjad, aruanded, koosolekukokkuvõtted, dokumendianalüüs, infootsing);

• osalejate varasemale kogemusele tehisintellekti tööriistadega.

Soovi korral kasutame koolituse käigus teie enda dokumente, kirjavahetust ja tööülesannete näiteid, et osalejad saaksid harjutada just nende olukordade peal, millega nad igapäevaselt kokku puutuvad.

Mida osaleja pärast koolitust oskab

Pärast koolitust osaleja:

• teab, mis on tehisintellekti tööriistad (ChatGPT, Gemini) ja kuidas neid kontoritöös kasutada;

• oskab suhelda AI-ga selgemalt ja tõhusamalt, kasutades praktilisi promptimise võtteid;

• oskab koostada ja täiustada e-kirju ning vastata kliendipäringutele tehisintellekti toel;

• suudab analüüsida dokumente ja lepinguid, tuua välja olulisemad punktid ning luua kokkuvõtteid;

• oskab teostada põhjalikumat infootsingut erinevate AI-tööriistade abil ja tulemusi struktureerida;

• mõistab kohandatud assistentide loomise põhimõtet ja oskab neid kasutada korduvate tööülesannete lihtsustamiseks;

• teab tehisintellekti kasutamise piiranguid ja oskab vältida levinumaid riske (andmekaitse, konfidentsiaalsus, valede vastuste kontroll).

  
  

Koolituse kestus: 6 akadeemilist tundi või kokkuleppel.